Obowiązkowe zebranie członków wspólnot mieszkaniowych cz. I

Bez względu na ustalony sposób zarządu dużą wspólnotą mieszkaniową, obowiązkiem zarządu lub zarządcy jest coroczne zwołanie zebrania właścicieli.

Do końca pierwszego kwartału pozostało jeszcze sporo czasu, ale dobrze jest pamiętać, że ustawa o własności lokali nakłada obowiązek odbycia w tym terminie obowiązkowego zebrania członków wspólnot mieszkaniowych.

Bez względu na ustalony sposób zarządu dużą wspólnotą mieszkaniową, obowiązkiem zarządu lub zarządcy jest coroczne zwołanie zebrania właścicieli. Obowiązku takiego nie ma natomiast w przypadku mniejszych wspólnot (tj. liczących do 7 lokali), które są zarządzane przez wszystkich współwłaścicieli na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o współwłasności.  Należy jednak podkreślić, że zawsze mają taką możliwość, z której warto skorzystać, szczególnie w wypadku, gdy powierzono komuś zarządzanie nieruchomością wspólną.

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2000 r., nr 80, poz. 903) nakłada niewiele obowiązków na osoby sprawujące zarząd. Są one następujące: dokonywanie rozliczeń za pośrednictwem rachunku bankowego, składanie właścicielom rocznego sprawozdania ze swojej działalności oraz zwoływanie zebrania ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku (art. 30 ust. 1 cyt. ustawy). Wyjaśnienia wymagają dwie kwestie, bo ww. przepis jest bardzo ogólny. Po pierwsze, wątpliwości budzi termin „zwoływanie”. Przyjmuje się, że wystarczające jest poinformowanie członków o planowanym zebraniu w ustawowym terminie, zaś samo zebranie może odbyć się także po 31 marca. Należy zastanowić się nad formą zwołania zebrania. Ustawa nakazuje zachować formę pisemną (art. 32) – możemy więc bądź rozesłać listy polecone, bądź osobiście rozdać zawiadomienia. Zawiadomienie musi zawierać termin zebrania, jego miejsce i porządek obrad. Jeżeli planowana jest uchwała zmieniająca prawa i obowiązki właścicieli, należy dodatkowo wskazać jej treść. Istotne jest zachowanie terminu – zawiadomienie powinno nastąpić przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. Jeżeli zarządzający nie zwoła zebrania w terminie, uprawnionym do tego jest każdy z właścicieli. Dla ważności zebrania nie ma znaczenia frekwencja – oczywiście podjęcie uchwał wymaga większości, ale możliwe jest także uzupełniające oddanie głosów w drodze ich indywidualnego zbierania.  

Przedmiotem corocznego zebrania powinny być wszystkie istotne dla danej wspólnoty kwestie, w tym obligatoryjnie (art. 30 ust. 2 ustawy): uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu, ocena pracy zarządzającego oraz rozpatrzenie sprawozdania z zarządu i podjęcie decyzji w sprawie udzielenia absolutorium. Ustawa nie mówi nic o formie sprawozdania, które powinien złożyć zarząd – ale istota tego dokumentu wymaga, aby był on czytelny, rzetelny i kompletny. Ta ostatnia cecha oznacza, że istotną częścią sprawozdania powinna być część finansowa, zawierająca rozliczenie dochodów i kosztów wspólnoty. Podobnymi cechami powinien charakteryzować się roczny plan zarządzania nieruchomością, w którym należy ująć wykaz istotnych czynności, które przewiduje się podjąć w danym roku (bieżąca eksploatacja, konserwacja, ewentualne naprawy czy inwestycje) oraz ocenę kalkulowanych kosztów (przykładowo wskazanych w art. 14 ustawy). W oparciu o takie wyliczenie, właściciele mogą w uchwale bądź wskazać wysokość zaliczek obowiązujących na dany rok, bądź pozostawić taką możliwość zarządowi (udzielając w uchwale do tego pełnomocnictwa).