Wynajem biura – jak zoptymalizować koszty najmu bez utraty jakości?

Biuro to serce firmy – miejsce, które jest jej wizytówką. To jednocześnie przestrzeń, w której Twój zespół wykonuje najważniejsze zadania. Dlatego zasada jest prosta: warto zadbać o jego jakość, w tym ergonomię, wyposażenie czy szeroko pojęty klimat. Jak jednak połączyć takie oczekiwania z wyzwaniem, jakim jest koszt wynajmu biura? Podpowiadamy.

Wynajem biura – od czego zależą koszty?

Koszt wynajmu biura to wypadkowa wielu czynników, na którą składają się m.in.:

• lokalizacja biura do wynajęcia – zarówno miasto, w którym jest usytuowane, jak i jego dzielnica;
• standard przestrzeni – najczęściej wyższych czynszów można się spodziewać za miejsca w nowoczesnych biurowcach klasy A;
• powierzchnia lokalu – chociaż nie zawsze jest tak, że większa przestrzeń oznacza wyższy koszt;
• zakres usług w cenie – np. obsługa na recepcji, dostęp do miejsc parkingowych, drukarek sieciowych czy np. usług sprzątania itp.;
• długość zawieranej umowy najmu.

Dlatego, zanim podpisze się umowę z konkretnym wynajmującym, warto dobrze przeanalizować zarówno swoje potrzeby i możliwości budżetowe, jak również oczekiwania co do lokalu. Często okazuje się, że ostateczny koszt wynajmu biura można zoptymalizować.

Optymalizacja kosztów wynajmu biura – rozwiązania, które pozwolą Ci zaoszczędzić

Jak zmniejszyć skalę wydatków na wynajem biura, ale bez rezygnacji z określonych standardów? Oto kilka rozwiązań, które mogą być Twoimi game-changerami.

Optymalna powierzchnia

Ile miejsca potrzebujesz na biuro? Jeżeli chcesz zapewnić pracownikom pełen komfort, ok. 12-18 m2 przypadające na każdą osobę będzie dobrym standardem. A to oznacza, że jeżeli Twój zespół składa się obecnie z 6 osób – 70-100m2 powierzchni w zupełności wystarczy na jego potrzeby. Nie wynajmuj więc np. dwukrotnie większej przestrzeni. Jeżeli w planach masz poszerzenie kadry, zwróć uwagę np. na czas trwania umowy najmu lub porozmawiaj o możliwości powiększenia biura w zasobach budynku. A jeśli potrzeba zapewnienia większej powierzchni jest czasowa lub okazjonalna – przykładowo część zatrudnionych wykonuje swoje zadania zdalnie i zespół spotyka się w komplecie raz na jakiś czas – warto dopytać o możliwość wynajmu sali na tzw. godziny. 

Może się też zdarzyć, że Twój zespół się pomniejszy i wynajem biura w dotychczasowej wielkości przestanie być zasadny. Co wtedy? Jeśli szybka przeprowadzka jest z różnych powodów niemożliwa, np. z powodu obowiązującego w umowie okresu wypowiedzenia, możesz spróbować podnająć część powierzchni, którą dysponujesz – pod warunkiem, że wynajmujący wyrazi na to zgodę.

Przemyślana lokalizacja

Jeżeli biuro na wynajem, to tylko w centrum miasta? Taka lokalizacja ma wiele plusów – może np. wpływać na prestiż Twojej firmy. Pamiętaj jednak, że czynsz najmu będzie tam najwyższy, a warunki wcale nie muszą być najkorzystniejsze.

- W Łodzi ceny wynajmu powierzchni biurowej w Śródmieściu są co najmniej o kilkanaście procent wyższe niż w innych dzielnicach. I najemcy muszą się również liczyć z wyzwaniami, np. z ograniczoną liczbą miejsc parkingowych czy z korkami w godzinach szczytu – wyjaśnia Aleksandra Paradecka z agencji Platis (https://platis.pl/nieruchomosci/biura-do-wynajecia/), która specjalizuje się w nieruchomościach komercyjnych w Łodzi. – Inwestorzy, którzy szukają oszczędności, ale nie chcą tracić na jakości wynajmu, coraz częściej przyglądają się powierzchniom na Polesiu, Widzewie czy na Teofilowie. Te dzielnice wyróżniają nie tylko niższe czynsze, ale również nieco spokojniejsza atmosfera i świetne skomunikowanie z całą Łodzią – dodaje.

Klasa powierzchni biurowej

Chcesz, aby Twoje biuro mieściło się w najbardziej prestiżowym, nowoczesnym budynku w mieście? Powierzchnie tego typu mają swoje plusy – związane z prestiżem i z komfortem użytkowania. Jednak koszt może być wysoki, dlatego warto rozważyć również biura klasy B. Wbrew pozorom, ich wynajem wcale nie musi oznaczać infrastruktury rodem z lat 90-tych. 

Doskonałym dowodem na to są choćby biura, które powstają w pofabrycznych budynkach w Łodzi. Te obiekty przechodzą kompleksową modernizację i zapewniają nowoczesną infrastrukturę dla nowych najemców. Mają również w sobie coś wyjątkowego – autentyczny, loftowy klimat, który buduje atmosferę sprzyjającą kreatywności. Czynsz w nich może być niższy niż w typowych biurowcach, a jakość – taka sama lub pod pewnymi względami wyższa.

Wynajem biura w pofabrycznym lofcie wcale nie musi oznaczać kompromisów jakościowych. Takie przestrzenie są nowoczesne, a zarazem mają wyjątkowy klimat.

Jak zatem widać, do wynajmu biura warto podejść świadomie i otworzyć się na różne opcje. Aby znaleźć najkorzystniejsze rozwiązanie, warto też skorzystać ze wsparcia lokalnych ekspertów w dziedzinie nieruchomości komercyjnych. Pomogą oni dobrać przestrzeń do Twoich oczekiwań i do budżetu.