Kiedy wynajmujący wykazuje obowiązek podatkowy w VAT?

Usługi najmu świadczone przez podatników VAT zostały przez ustawodawcę potraktowane w sposób szczególny.

Usługi najmu świadczone przez podatników VAT zostały przez ustawodawcę potraktowane w sposób szczególny. Obowiązek rozliczenia podatku należnego z tytułu świadczonej przez wynajmującego usługi zasadniczo uzależniony został od momentu otrzymania zapłaty za jej wykonanie.

Podstawowa zasada regulująca obowiązek podatkowy w podatku VAT określona została w art. 19 ust. 1 i 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku VAT (DzU nr 54, poz. 535 ze zm.). Jak wynika z tych przepisów, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli natomiast transakcja dokumentowana jest fakturą VAT, to powstaje on z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w siódmym dniu od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Ważny termin zapłaty

Jak wspomniano wcześniej, usługi najmu świadczone przez podatników VAT zostały jednak przez ustawodawcę potraktowane w sposób szczególny. Stanowi o tym art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że dla usług najmu obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze.

Otrzymanie części zapłaty powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części (art. 19 ust. 15 ustawy).

Oznacza to, że prawidłowe określenie momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu usług najmu uzależnione zostało od momentu otrzymania zapłaty za wykonaną usługę, jak i od respektowania postanowień wynikających z umowy najmu.

Kiedy faktura VAT?

W przypadku świadczenia usług najmu należy mieć na względzie obowiązki dokumentacyjne dla potrzeb podatku VAT. Przy świadczeniu tych usług fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Wynika to z § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (DzU nr 95, poz. 798 ze zm.). Przy czym należy zwrócić uwagę na to, że ust. 2 tego przepisu wyznacza najwcześniejszy termin wystawienia faktury VAT dla udokumentowania tych czynności, wskazując, że faktura VAT nie może być wystawiona wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Przykład

Podatnik świadczy usługę najmu nieruchomości. Z umowy wynika, że czynsz płacony jest z góry do dnia 5. każdego miesiąca za dany miesiąc. W przypadku kiedy najemca uregulował czynsz za czerwiec w terminie płatności, czyli 5 czerwca 2008 r., to obowiązek podatkowy powstał w tym dniu. Wynajmujący wykaże podatek należny w deklaracji za czerwiec 2008 r. Fakturę wystawić powinien najwcześniej 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego, tj. 6 maja 2008 r. i nie później niż w dniu powstania obowiązku podatkowego, tj. 5 czerwca 2007 r.

Przykład

Najemca uregulował należność za czerwiec 2008 r. jeszcze przed terminem płatności wynikającym z zawartej umowy najmu, przykładowo 30 maja 2008 r. Obowiązek podatkowy w tym przypadku powstał z chwilą otrzymania tej zapłaty, czyli w maju 2008 r. Nawet w sytuacji gdy umowa przewiduje inny termin płatności, np. do 5. dnia każdego miesiąca, w tym przypadku o momencie powstania obowiązku podatkowego decyduje zapłata. W tej sytuacji fakturę VAT należało wystawić 30 maja 2008 r.

Przykład

Czynsz za czerwiec 2008 r. najemca uregulował w części w dniu, w którym przypadał termin płatności określony w umowie, tj. 5 czerwca 2008 r. Pozostałą kwotę uregulował dopiero w lipcu 2008 r. W związku z tym, że o powstaniu obowiązku podatkowego z tytułu najmu przesądza moment dokonania zapłaty lub termin płatności określony w umowie, w tym przypadku obowiązek podatkowy powstał w stosunku do całej należności określonej w umowie 5 czerwca 2008 r. Podatek należny z tytułu świadczonej usługi należy wykazać w deklaracji za czerwiec 2008 r.

Jak w przypadku kaucji?

W praktyce zdarza się, że wynajmujący pobiera kaucję w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń z tytułu odszkodowań. Nieraz kwota, która pobierana jest początkowo jako kaucja, na wniosek wynajmującego zaliczana jest na poczet należności wynikających z umowy najmu. Rodzi się w tym miejscu pytanie, kiedy w tej sytuacji powstanie obowiązek podatkowy?

Przepisy prawne w zakresie podatku VAT nie zawierają definicji kaucji. Zgodnie ze słownikiem PWN „kaucja” to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania.

Zasadniczo kaucja nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi po zrealizowaniu warunków umowy (po ewentualnym potrąceniu kwot pobranych jako odszkodowania, kary czy odsetki). Zatem nie jest to otrzymanie części należności i nie można jej uznać za zaliczkę czy zadatek. Pobrana kaucja nie jest bowiem obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 i 2 ustawy o VAT i nie rodzi obowiązku podatkowego.

W sytuacji kiedy następuje rozwiązanie umowy i najemca postanawia o zaliczeniu kaucji (w całości lub części) na poczet należności za usługę najmu, kaucja zostanie (na wniosek najemcy) zaliczona na poczet zobowiązania dotyczącego czynszu za najem. Stanowi ona w tym przypadku zapłatę za usługę najmu i podlegać będzie opodatkowaniu VAT. Jeżeli wynajmujący, na wniosek najemcy, zaliczy kaucję na poczet przyszłego zobowiązania, będzie to stanowiło zapłatę podlegającą opodatkowaniu VAT w momencie jej otrzymania, czyli w momencie zamiany (zaliczenia) kaucji na przyszłe zobowiązanie.

Przykład

Najemca w dniu podpisania umowy wpłacił kaucję równą miesięcznemu czynszowi, na poczet ewentualnych szkód powstałych w wynajmowanym obiekcie. Z umowy wynika, że po jej zakończeniu kaucja podlega zwrotowi, o ile lokal zostanie odebrany bez zastrzeżeń. Po zakończeniu umowy najmu kaucja została zwrócona. Nie rodzi to obowiązku podatkowego w podatku VAT. Natomiast w sytuacji kiedy najemca przed wygaśnięciem umowy najmu postanawia, aby ją zaliczyć na poczet ostatniej raty czynszu, obowiązek podatkowy powstanie z chwilą tego zaliczenia.